FaturaMerkez Kullanım ve Lisans Sözleşmesi

Sürüm: FM-SAAS-2026-09-V1
Yürürlük tarihi: 8 Eylül 2026

1. Taraflar

Bu Sözleşme; bir tarafta hizmet sağlayıcı sıfatıyla EFDA LABS TEKNOLOJİ VE BİLİŞİM HİZMETLERİ SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“FaturaMerkez”), diğer tarafta kayıt sırasında bilgileri verilen serbest muhasebeci mali müşavirlik veya muhasebe ofisi, işletme ya da mesleki kuruluş (“Ofis”) arasında elektronik ortamda kurulmuştur.

FaturaMerkez adresi: ATAKÖY 7-8-9-10. KISIM MAH. ÇOBANÇEŞME E-5 YAN YOL CAD. ATAKÖY TOWERS A BLOK NO: 20/1 İÇ KAPI NO: 70 BAKIRKÖY / İSTANBUL. Vergi Dairesi: Bakırköy Vergi Dairesi. Vergi Kimlik Numarası: 3241211915. Operasyonel iletişim adresi: [email protected].

2. Tanımlar

1. Admin: Ofis hesabını yöneten, kullanıcı yetkilerini belirleyen ve Ofis adına bu Sözleşmeyi kabul etmeye yetkili olduğunu beyan eden kullanıcıdır.
2. Kullanıcı: Admin tarafından Ofis hesabına erişim verilen Admin, Staff, Reviewer veya Viewer rolündeki gerçek kişidir.
3. Mükellef: Ofisin FaturaMerkez üzerinde iş akışını yürüttüğü kendi müşterisi veya hizmet alıcısıdır.
4. Hizmet: FaturaMerkez internet uygulaması, ilgili API'ler, mükellef portalı ve kullanıma sunulan işlevlerdir.
5. Evrak: Hizmete yüklenen veya entegrasyonlarla alınan fatura, fiş, banka hareketi, rapor ve diğer iş belgeleridir.
6. Entegrasyon: Banka, e-Fatura entegratörü, muhasebe yazılımı, perakende veya diğer üçüncü taraf sistemleriyle kurulan bağlantıdır.
7. Abonelik: Ofise belirli plan, dönem ve kullanım limitleriyle ücretli Hizmete erişim hakkı veren ticari ilişkidir.
8. Deneme Süresi: Ofisin ödeme yapmadan Hizmeti değerlendirebilmesi için verilen 14 günlük başlangıç dönemidir.
9. Ödeme Sağlayıcısı: Ücretli Abonelik ödemesini, kart saklama/tokenizasyon veya benzeri ödeme altyapısını FaturaMerkez adına teknik olarak yürüten yetkili üçüncü taraf hizmet sağlayıcısıdır.

3. Konu ve kapsam

Sözleşmenin konusu, FaturaMerkez’in Ofise B2B SaaS niteliğindeki Hizmeti sunmasına ve Ofisin Hizmeti mesleki faaliyetlerinde kullanmasına ilişkin şartların belirlenmesidir. Güncel plan, kullanım limitleri, sipariş veya teklif koşulları ve varsa ek hizmetler bu Sözleşmenin ticari tamamlayıcılarıdır.

4. SaaS lisansı

FaturaMerkez, aktif Abonelik veya Deneme Süresi boyunca Ofise; Hizmete uzaktan erişmek ve yalnızca kendi iç mesleki iş akışlarında kullanmak üzere sınırlı, münhasır olmayan, alt lisans verilemez ve devredilemez bir kullanım hakkı tanır. Ofisin yetkilendirdiği kullanıcıların erişimi de bu lisans kapsamındadır. Yazılımın kaynak kodu, altyapısı veya fikrî mülkiyeti devredilmez.

5. Admin yetkisi ve elektronik kabul

Admin, Sözleşmeyi Ofis adına kabul etmeye ve Ofisi bağlamaya yetkili olduğunu beyan eder. Yetkisiz kabulden doğan Ofis içi uyuşmazlıklar Ofisin sorumluluğundadır; FaturaMerkez, makul bir yetki itirazı bildirildiğinde hesabın güvenliği için inceleme ve geçici kısıtlama yapabilir.

İşaretlenmemiş kabul kutusunun kullanıcı tarafından seçilmesi ve “Kabul Et ve Devam Et” veya eşdeğer kayıt işleminin gönderilmesi; kabul zamanı, sözleşme sürümü, içerik özeti/hash'i, kullanıcı ve sunucu tarafından elde edilebilen bağlantı kayıtlarıyla birlikte elektronik kabul kaydı oluşturur. Bu kayıtlar sözleşme ilişkisinin, kabul edilen sürümün ve kabul işleminin ispatı amacıyla yürürlükteki hukuk çerçevesinde saklanabilir.

6. Hesap ve kullanıcı sorumluluğu

Ofis, hesap bilgilerinin doğru ve güncel tutulmasından, yalnızca yetkili kişilere erişim verilmesinden, rollerin iş ihtiyacına uygun atanmasından ve kullanıcı hareketlerinin gözetiminden sorumludur. Kullanıcılar parolalarını paylaşamaz; şüpheli erişim gecikmeden bildirilmelidir. Admin ayrılığı veya rol değişikliği hâlinde erişim yetkileri Ofis tarafından güncellenmelidir.

7. Hizmetin kapsamı

Hizmet, kullanıma sunulan modüllere göre; evrak toplama ve içe aktarma, evraktan veri anlama veya çıkarma, inceleme kuyrukları, olası sorun, tekrar ya da aykırılık işaretleri, beklenen evrak ve dönem hazırlık iş akışları, muhasebe hazırlığı ve taslakları, muhasebe sistemlerine aktarım veya teslim, banka hareketi alımı, entegrasyonlar ve mükellef portalı süreçlerini destekleyebilir. Bir işlevin bu maddede anılması, her plan veya kullanıcı için her zaman etkin olduğu anlamına gelmez.

8. Mesleki muhasebe kontrolü

FaturaMerkez, muhasebe ofisinin iş akışına yardımcı bir teknoloji platformudur; SMMM'nin, muhasebecinin veya diğer yetkili meslek mensubunun yerini almaz. FaturaMerkez yasal beyan veya kayıt kararını vermez, vergi ya da muhasebe mevzuatına tam uyumu garanti etmez, mümkün olan her evrak veya işlemin toplandığını doğrulamaz ve bir hesap döneminin kanuni bütünlüğünü tasdik etmez.

“Dönem Hazırlığı”, “Beklenen Evrak”, uyarı, taslak veya benzeri ürün göstergeleri operasyonel yardım niteliğindedir; kanuni kapanış, beyan hazırlığı veya mesleki tasdik sayılmaz. Nihai sınıflandırma, hesap, KDV, beyan, kayıt, dönem kapatma ve diğer mesleki kararlar yetkili insan kontrolünde kalır.

9. Otomatik işleme ve makine destekli çıktılar

Hizmet, mevcut olduğu ölçüde otomatik çıkarım, sınıflandırma, eşleştirme, öneri veya anomali işaretleme yöntemlerinden yararlanabilir. Kaynak belgenin kalitesi, biçimi, üçüncü taraf verisi ve teknik sınırlamalar nedeniyle çıktılar eksik veya hatalı olabilir. Ofis, mesleki veya mali sonuç doğuran çıktıları uygun nitelikte bir kullanıcıya inceletir ve otomatik çıktıyı yanılmaz kabul etmez.

10. Ofis tarafından sağlanan veri ve belgeler

Ofis; Hizmete yüklediği, aktardığı veya işlenmesi için talimat verdiği veri ve Evraklar üzerinde gerekli hak, yetki, hukuki sebep ve bilgilendirme yükümlülüklerine sahip olduğunu; kaynak verinin makul ölçüde doğru ve bütün olduğunu beyan eder. Mükellef verilerinin hukuka uygun temini, Hizmete aktarılması ve mesleki amaçla kullanılması Ofisin sorumluluğundadır.

11. Entegrasyon kimlik bilgileri

Ofis, bir sağlayıcı entegrasyonu için sunduğu hesap veya yetkilendirme bilgilerinin kullanımına yetkili olmalıdır. Entegrasyon erişimleri yalnızca amaçlanan iş için ve uygun güvenlik tedbirleriyle kullanılmalıdır. Ofis, gereksiz yetkileri kaldırır ve sağlayıcı hesabındaki şüpheli faaliyeti bildirir. FaturaMerkez gizli bilgileri sözleşme metninde veya normal denetim açıklamalarında göstermez.

12. Üçüncü taraf entegrasyonları

e-Fatura entegratörleri, bankalar, muhasebe sistemleri, ödeme/perakende sağlayıcıları ve diğer üçüncü taraflar kendi hizmetlerinden sorumludur. API, kimlik doğrulama, veri biçimi, kota, ücret veya erişilebilirlik değişiklikleri Entegrasyonu etkileyebilir. FaturaMerkez makul uyarlama çabası gösterebilir; ancak her üçüncü taraf API'siyle kesintisiz veya kalıcı uyumluluk garanti edilmez.

13. Güvenlik

FaturaMerkez, Hizmetin niteliği ve riskle orantılı teknik ve idari tedbirler uygulamayı hedefler. Ofis de güvenli cihaz, güncel yazılım, güçlü parola, rol bazlı asgari yetki ve güvenli ağ kullanır. Hiçbir internet sistemi mutlak güvenlik garantisi vermez. Taraflar doğrulanmış bir güvenlik olayı şüphesinde gecikmeden iş birliği yapar.

14. Gizlilik

Taraflar; ticari, teknik, mali, müşteri veya operasyon bilgileri dâhil, niteliği gereği gizli olduğu anlaşılan bilgileri yalnızca Sözleşmenin ifası için kullanır ve kanunen veya sözleşmesel olarak gizlilik yükümlülüğü altındaki kişilere gerekli olduğu ölçüde açıklar. Kamuya açık, hukuka uygun biçimde önceden bilinen veya bağımsız geliştirilen bilgiler bu kapsamda değildir. Kanuni açıklama talebinde, yasaklanmadığı ölçüde diğer taraf bilgilendirilir.

15. Kişisel veriler ve KVKK

FaturaMerkez’in kendi hesap kullanıcıları, güvenlik, destek ve faturalama süreçleri için kişisel veri işlemesine ilişkin bilgi KVKK Aydınlatma Metni'nde verilir. Ofis, kendi Mükellefleri ve çalışanları bakımından gerekli aydınlatma, hukuki sebep, erişim yönetimi ve saklama yükümlülüklerini yerine getirir. Hizmet kapsamında işlenen Mükellef verileri için tarafların rol ve yükümlülükleri bu Sözleşmenin ayrılmaz parçası olan Kişisel Veri İşleme ve Gizlilik Eki'nde düzenlenir.

16. Deneme süresi, ücretli abonelik ve yenileme

Yeni Ofis hesabı, aksi açıkça belirtilmedikçe 14 günlük ücretsiz Deneme Süresi ile başlar. Deneme için ödeme kartı verilmesi zorunlu değildir. Deneme Süresinin sona ermesi kendiliğinden ücretli Abonelik oluşturmaz ve kullanıcıdan otomatik ücret tahsil edilmez. Ücretli kullanıma geçmek için Ofisin bir ücretli planı açıkça seçmesi ve geçerli bir ödeme yöntemi veya ayrıca kararlaştırılmış ödeme düzeni oluşturması gerekir.

Ücretli Abonelik başladıktan sonra, Ofis yenilemeyi iptal etmediği sürece seçilen aylık veya yıllık faturalama döneminin sonunda Abonelik aynı dönem esasına göre otomatik yenilenir. Yenileme tarihinde yürürlükte olan ücret ve ticari koşullar, gerekli bildirimler saklı kalmak üzere uygulanır. FaturaMerkez, fiyat değişikliklerini gelecek dönemler bakımından makul ve mevzuata uygun şekilde bildirir.

Her başarılı ücretli Abonelik veya yenileme tahsilatı için yürürlükteki vergi ve fatura kurallarına uygun fatura veya ilgili mali belge düzenlenir. Faturalama/tahsilat altyapısının teknik işleyişi, FaturaMerkez'in seçtiği yetkili ödeme ve mali hizmet sağlayıcıları üzerinden yürütülebilir.

17. Ödeme yöntemi ve kart bilgilerinin korunması

FaturaMerkez'in ticari modeli, kart ödemelerinde tam kart numarası veya CVV gibi hassas kart verilerinin FaturaMerkez uygulama veritabanında tutulmasına dayanmaz. Kart saklama, tokenizasyon ve tekrar eden tahsilat yetkisi uygun bir Ödeme Sağlayıcısı tarafından yönetilir. FaturaMerkez; sağlayıcı müşteri/ödeme yöntemi referansı, kart markası, son dört hane ve son kullanma bilgisi gibi ödeme yönetimi için gerekli sınırlı ve hassas olmayan bilgileri, sağlayıcının ve mevzuatın izin verdiği ölçüde saklayabilir.

Ödeme Sağlayıcısının kesintisi, reddi, kartın süresinin dolması veya bankanın işlemi kabul etmemesi FaturaMerkez'in kontrolü dışında olabilir. Ofis, ücretli Aboneliğin devamı için geçerli ödeme yöntemini güncel tutar.

18. İptal ve iade

Ofis, ücretli Aboneliğin bir sonraki otomatik yenilemesini dilediği zaman iptal edebilir. İptal, kural olarak zaten ödenmiş dönemi erken sonlandırmaz; Ofis mevcut ücretli dönemin sonuna kadar planının sağladığı Hizmeti kullanmaya devam eder ve Abonelik dönem sonunda sona erer.

Kullanılmayan günler için rutin kısmi/oransal iade yapılmaz. Mükerrer veya hatalı tahsilat, yürürlükteki hukukun zorunlu kıldığı iade hâlleri veya FaturaMerkez'in somut olayda uygun gördüğü istisnai müşteri çözümü saklıdır. Yıllık veya özel teklifli sözleşmelerde ayrıca yazılı olarak kararlaştırılmış ticari koşullar varsa bunlar uygulanır.

19. Ödeme başarısızlığı ve gecikme süreci

Otomatik yenileme veya vadesi gelen ücretin tahsil edilememesi hâlinde FaturaMerkez, Ofise kayıtlı e-posta ve/veya uygulama içi kanallarla hatırlatma yapabilir ve Ödeme Sağlayıcısının izin verdiği ölçüde tahsilatı yeniden deneyebilir.

İlk başarısız ödeme tarihinden itibaren ilk 7 gün bir ödeme düzeltme süresi olarak işletilebilir; bu sürede normal Hizmetin devam etmesi hedeflenir. Ödeme 7 gün içinde çözülmezse hesap salt okunur kullanıma alınabilir. Salt okunur kullanımda mevcut verileri görüntüleme, izin verilen dışa aktarımları indirme ve hesap/ödeme yönetimi korunabilir; yeni evrak yükleme, yeni işleme, yeni entegrasyon senkronizasyonu veya benzeri yeni işlem üretimi durdurulabilir.

İlk başarısız ödeme tarihinden itibaren 30 gün içinde ödeme sorunu çözülmezse ücretli Abonelik sonlandırılabilir. Ofis daha sonra yeniden ücretli Abonelik başlatabilir; ancak sona erme sonrası veri saklama ve silme süreleri işlemeye devam eder.

20. Kullanılabilirlik, bakım ve SLA

Planlı bakım, güvenlik güncellemesi, acil müdahale, internet veya altyapı sorunu ve üçüncü taraf kesintileri Hizmeti geçici etkileyebilir. FaturaMerkez makul süreklilik, güvenlik ve uygun olduğunda bildirim çabası gösterir.

Bu genel Sözleşme belirli bir yüzdeyle uptime/kesintisiz çalışma garantisi, belirli destek yanıt süresi, servis kredisi veya başka bir formal Hizmet Seviyesi Anlaşması (“SLA”) taahhüdü içermez. İleride belirli kurumsal/Enterprise müşteriler için ayrıca imzalanmış bir SLA veya ek hizmet şartı bulunursa yalnızca o müşteri ve kapsam bakımından uygulanır.

21. Yasak kullanımlar

Hizmet; hukuka aykırı faaliyet, yetkisiz erişim, güvenlik tedbirini aşma, zararlı kod, hizmet engelleme saldırısı, kimlik bilgisi kötüye kullanımı, fikrî hak ihlali, yanıltıcı veri üretimi veya FaturaMerkez'in yazılı izni olmadan yeniden satış için kullanılamaz. Tersine mühendislik ve kaynak koda ulaşma girişimleri emredici hukukun izin verdiği hâller dışında yasaktır.

22. Fikrî mülkiyet ve Ofis verisi

FaturaMerkez yazılımı, tasarımı, markası, dokümantasyonu, genel yöntemleri ve geliştirmeleri üzerindeki haklar FaturaMerkez'e veya lisans verenlerine aittir. Ofis, yüklediği kaynak veri ve Evraklar üzerindeki haklarını korur. Ofis, FaturaMerkez'e yalnızca Hizmeti sunmak, güvenliğini sağlamak, destek vermek ve hukuki yükümlülükleri yerine getirmek için gerekli sınırlı işleme yetkisini verir.

23. Askıya alma ve fesih

Esaslı ihlal, güvenlik riski, yasak kullanım, yetkisiz erişim, ödeme temerrüdü veya hukuki zorunluluk hâlinde erişim ölçülü biçimde askıya alınabilir. Giderilebilir ihlallerde mümkün olduğunda makul düzeltme fırsatı verilir.

Deneme Süresi, ücretli bir plana açık geçiş yapılmadığı takdirde 14. gün sonunda sona erer ve yeni işleme/üretim işlevleri durdurulabilir. Ücretli Abonelik, Ofisin yenilemeyi iptal etmesi hâlinde ödenmiş dönemin sonunda; çözülmeyen ödeme temerrüdünde ise yukarıdaki ödeme gecikmesi sürecine göre sona erer. Esaslı sözleşme ihlali veya hukuki zorunluluk hâllerindeki daha erken fesih hakları saklıdır.

24. Sona erme sonrası erişim, veri saklama ve silme

Abonelik veya Deneme Süresi sona erdikten sonra Ofise, teknik ve hukuki engel bulunmadığı ölçüde 30 gün süreyle kısıtlı erişim sağlanması hedeflenir. Bu geçiş döneminin amacı mevcut verilerin görüntülenmesi ve desteklenen dışa aktarımların/indirmenin tamamlanmasıdır; yeni evrak yükleme, işleme, otomatik senkronizasyon veya yeni muhasebe üretimi gibi normal aktif Hizmet işlevleri sunulmayabilir.

Ofisin aktif üretim sistemlerindeki müşteri verileri ve Evrakları, sona erme tarihinden itibaren en fazla 60 gün süreyle tutulur ve bu sürenin sonunda, yürürlükteki hukukun daha uzun saklanmasını zorunlu kıldığı kayıtlar ile güvenlik, audit, sözleşme kabul kanıtı, faturalama ve uyuşmazlık için ayrı tutulması gereken sınırlı kayıtlar hariç olmak üzere aktif sistemlerden silinir veya anonimleştirilir.

Aktif sistemden silinen verilerin kopyaları, olağan yedekleme döngüsü nedeniyle sınırlı bir süre daha şifreli yedeklerde bulunabilir. FaturaMerkez'in hedef yedek rotasyonu, aktif silmeden sonra yaklaşık 30 gün içinde bu kopyaların olağan yedeklerden de düşmesidir. Böylece normal durumda müşteri iş verisinin sona ermeden itibaren yaklaşık 90 günü aşan süreyle operasyonel yedeklerde tutulmaması hedeflenir. Yedekler günlük operasyonel erişim veya normal müşteri geri yükleme arşivi olarak kullanılmaz.

Ofis, kritik yasal/muhasebesel arşiv yükümlülükleri bakımından FaturaMerkez'i tek ve kalıcı arşiv kaynağı olarak kabul etmemeli ve gerekli dışa aktarımları zamanında almalıdır.

25. Taahhütler ve sorumluluğun sınırı

FaturaMerkez, Hizmeti makul özenle ve açıklanan genel işlevine uygun sunmayı hedefler. Hizmet; mesleki görüş, kanuni tasdik veya kusursuz veri sonucu garantisi değildir. Taraflar yalnızca ihlalle uygun nedensellik bağı bulunan, öngörülebilir ve ispatlanmış doğrudan zararlardan yürürlükteki hukuk ölçüsünde sorumludur.

Yürürlükteki hukukun izin verdiği ölçüde, FaturaMerkez'in bu Sözleşmeden veya Hizmetten doğan toplam sözleşmesel sorumluluğu, sorumluluğa yol açan olaydan önceki 12 aylık dönemde ilgili Ofis tarafından FaturaMerkez'e fiilen ödenmiş Abonelik ücretlerinin toplamı ile sınırlandırılması esasına dayanır. Bir Ofisin 12 aydan kısa süredir ücretli müşteri olması hâlinde o süre içinde fiilen ödediği ücretler dikkate alınır.

Kast, ağır kusur, kişisel verilerin korunmasına ilişkin emredici sorumluluklar ve hukuken sınırlandırılması mümkün olmayan diğer hâller bu sınırın dışındadır. Dolaylı zarar ve kâr kaybına ilişkin sorumluluk, yürürlükteki emredici hukuk hükümleri saklı kalmak üzere değerlendirilir.

26. Mücbir sebep

Tarafın makul kontrolü dışındaki doğal afet, savaş, toplumsal olay, kamu otoritesi işlemi, genel iletişim/enerji kesintisi, yaygın siber olay veya benzeri engeller nedeniyle yükümlülüğün ifa edilememesi süresince etkilenen yükümlülük askıda kalır. Etkilenen taraf makul azaltma ve bildirim çabası gösterir.

27. Sözleşme değişiklikleri ve sürümleme

Maddi değişiklikler yeni, değişmez bir sözleşme sürümüyle yayımlanır ve Ofis Admininin yeniden kabulü istenir. Eski kabul kaydı ve o sürüme ait içerik özeti korunur. Aynı sürüm numarası altında kabulün ispat anlamını değiştirecek sessiz metin değişikliği yapılmaz. Bu V1 sürümü üretimde herhangi bir Ofis tarafından kabul edilmeden önce gerekli içerik güncellemeleriyle değiştirilebilir; ilk gerçek kabulden sonra maddi değişiklikler yeni sürüm gerektirir.

28. Bildirimler

Operasyonel bildirimler kayıtlı e-posta, uygulama içi mesaj veya destek kanalıyla yapılabilir. FaturaMerkez'e operasyonel başvurular [email protected] adresine iletilebilir. Kanunen belirli şekle tabi bildirimler yürürlükteki mevzuatın öngördüğü yöntemlerle ve şirketin kayıtlı adresi üzerinden yapılır; ileride ayrıca KEP veya başka resmî elektronik bildirim kanalı tanımlanırsa ilgili kanallar duyurulur.

29. Devir ve bütünlük

Ofis, FaturaMerkez'in yazılı onayı olmadan Sözleşmeyi veya hesabı üçüncü kişiye devredemez. Kurumsal yeniden yapılanma hâlleri yürürlükteki hukuk ve gerekli bildirimlere tabidir. Sözleşme, atıf yapılan ekler ve kabul edilmiş ticari koşullarla birlikte taraflar arasındaki ilgili düzenlemeyi oluşturur. Bir hükmün geçersizliği diğer hükümleri kendiliğinden geçersiz kılmaz.

30. Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlık

Sözleşme Türkiye Cumhuriyeti hukukuna tabidir. Uyuşmazlıklarda yetkili mahkeme ve icra daireleri, tarafların tacirlik sıfatı, şirket merkezleri, sözleşmenin ifa yeri ve yürürlükteki emredici yetki kuralları çerçevesinde belirlenir.

31. Yürürlük

Bu sürüm, Ofis Admini tarafından elektronik ortamda kabul edildiği tarihte ilgili Ofis bakımından yürürlüğe girer. Kişisel Veri İşleme ve Gizlilik Eki aynı kabul paketinin ayrılmaz parçasıdır.

Kişisel Veri İşleme ve Gizlilik Eki

Bağlı olduğu Sözleşme: FM-SAAS-2026-09-V1

Bu Ek, Ofisin kendi Mükelleflerine, çalışanlarına veya iş ilişkilerine ait kişisel verileri FaturaMerkez Hizmeti üzerinden işlettiği durumlar için veri işleme ve gizlilik çerçevesidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili Türk mevzuatı esas alınmıştır.

1. Roller ve kapsam

Ofis, kendi mesleki amaçlarını ve Mükellef verilerinin işlenme vasıtalarının esaslı unsurlarını belirlediği ölçüde veri sorumlusu veya ilgili iş ilişkisine göre yetkili veri işleyen olabilir. FaturaMerkez, Ofisin Hizmete yüklediği Mükellef verilerini esas olarak Ofisin belgelenmiş talimatları doğrultusunda işler. FaturaMerkez'in hesap yönetimi, hizmet güvenliği, kötüye kullanım önleme, faturalama ve kendi hukuki yükümlülükleri için bağımsız veri sorumlusu olduğu işlemler bu kapsamdan ayrıdır.

2. Ofisin talimatları

Bu Sözleşme, etkinleştirilen ürün işlevleri, kullanıcı işlemleri ve destek talepleri Ofisin genel talimatını oluşturur. FaturaMerkez veriyi Hizmeti sunmak, güvenliğini ve bütünlüğünü korumak, talep edilen desteği vermek ve mevzuata uymak dışında kullanmaz. Hukuka aykırı olduğu açık bir talimat uygulanmayabilir ve yasak bulunmadıkça Ofise bildirilir.

3. Veri ve ilgili kişi kategorileri

İşleme; Mükellef yetkilileri, çalışanları, müşterileri, tedarikçileri ve işlem taraflarına ait kimlik/iletişim, vergi ve ticari kayıt, fatura/fiş, banka hareketi, muhasebe sınıflandırması, işlem/audit kaydı ve entegrasyon verilerini kapsayabilir. Özel nitelikli verilerin gereksiz yüklenmemesi esastır; gerekli hâllerde Ofis uygun hukuki sebep ve ek tedbirleri belirler.

4. Gizlilik ve personel

Veriye erişen FaturaMerkez personeli görev gereği ihtiyaç, asgari yetki ve gizlilik yükümlülüğüyle sınırlandırılır. Erişimlerin sonlandırılması ve yetki gözden geçirmesi için süreçler uygulanır. Ofis de kendi kullanıcılarının rol ve erişimlerinden sorumludur.

5. Güvenlik tedbirleri

FaturaMerkez; kimlik doğrulama ve yetkilendirme, tenant ayrımı, aktarım güvenliği, sırların korunması, olay ve audit kayıtları, yedekleme, güvenlik güncellemesi ve erişim kontrolü gibi riskle orantılı tedbirler uygular. Tedbirler teknoloji ve risk geliştikçe makul biçimde güncellenebilir. Ofis güvenli uç cihaz, parola ve kullanıcı yaşam döngüsü tedbirlerini uygular.

6. Alt hizmet sağlayıcılar

FaturaMerkez; barındırma, e-posta, depolama, destek, izleme, ödeme/faturalama veya entegrasyon hizmetleri için alt hizmet sağlayıcılardan yararlanabilir. Bu sağlayıcılara yalnızca görev için gerekli erişim verilir ve uygun sözleşmesel/gizlilik yükümlülükleri uygulanır. Sağlayıcıların niteliği ürün ve altyapı ihtiyaçlarına göre değişebilir.

7. Uluslararası aktarımlar

Bir sağlayıcının altyapısı Türkiye dışında işleme veya erişim doğurabilir. Bu tür aktarımlar bakımından KVKK'nın yürürlükteki yurt dışı aktarım şartları ve ilgili sağlayıcının konumu, sözleşmesi ve kullanılan teknik altyapı dikkate alınır.

8. Veri ihlali ve olay yönetimi

FaturaMerkez, Ofis verisini etkileyen doğrulanmış bir kişisel veri ihlalini öğrendiğinde; niteliği, muhtemel etkisi, alınan tedbirler ve mevcut bilgileri Ofisin kendi yasal değerlendirmesini yapabilmesine imkân verecek şekilde makul gecikme olmaksızın bildirir.

9. İlgili kişi ve kurum talepleri

FaturaMerkez, Ofis adına işlenen veriye ilişkin bir ilgili kişi talebi aldığında, kimlik ve hukuki engel bulunmadığı ölçüde talebi Ofise yönlendirir. Ürün ve sistemin imkânları ölçüsünde erişim, düzeltme, dışa aktarma, kısıtlama veya silme taleplerinde makul iş birliği sağlar. Yetkili makam taleplerinde yalnızca hukuken gerekli veri açıklanır ve yasaklanmadıkça Ofis bilgilendirilir.

10. Saklama, iade ve silme

Aktif hizmette veri, Ofisin talimatları ve ürünün işlevi için gerekli olduğu sürece tutulur. Abonelik veya deneme ilişkisi sona erdiğinde FaturaMerkez'in mevcut ürün politikası, teknik ve hukuki engel bulunmadığı ölçüde ilk 30 gün boyunca mevcut veriye kısıtlı erişim ve desteklenen dışa aktarım/indirme imkânı sağlamaktır.

Müşteri iş verileri ve Evraklar sona erme tarihinden itibaren en fazla 60 gün içinde aktif üretim sistemlerinden silinir veya anonimleştirilir. Kanuni saklama yükümlülükleri, güvenlik/audit kayıtları, sözleşme kabul delili, faturalama kayıtları ve uyuşmazlıklar için ayrı tutulması gereken sınırlı kayıtlar bu genel müşteri iş verisi takviminden farklı sürelerle korunabilir.

Aktif sistemlerden silinen verilerin kopyaları olağan şifreli yedek döngüsü içinde yaklaşık 30 gün daha kalabilir. Hedef, normal operasyonel yedeklerin müşteri iş verisini sona erme tarihinden itibaren yaklaşık 90 günü aşan süreyle taşımamasıdır. Yedekler normal müşteri arşivi veya günlük geri yükleme servisi değildir.

11. Denetim ve iş birliği

FaturaMerkez, gizlilik ve diğer müşterilerin güvenliği korunmak kaydıyla, Ofisin makul uyum sorularına mevcut politika, teknik açıklama veya bağımsız güvence belgeleriyle cevap verebilir. Yerinde denetim ancak somut gerekçe, makul ön bildirim, kapsam ve masraf düzenlemesiyle ve güvenliği bozmayacak şekilde yürütülür.

12. Öncelik ve süre

Bu Ek ile ana Sözleşme arasında kişisel veri işleme konusunda çelişki olursa bu Ek uygulanır. Ek, Ofis verisinin FaturaMerkez tarafından işlendiği süre boyunca ve gizlilik/silme yükümlülüklerinin niteliği gereği devam ettiği ölçüde yürürlükte kalır.